到貨驗收是採購與使用之間的重要交接。包裝完好不等於全部品質要求已經滿足，資料齊全也不意味著實物可以不檢查。一份清晰的驗收記錄，應當能夠回答：收到什麼、來自哪一批、誰進行了檢查、下一步如何處理。
卸貨前先核對交付資訊
可以先比對訂單、送貨單和貨物標籤，核對產品名稱、數量、包裝形式和批次。多批貨物同時到達時，儘量分別識別並記錄，避免混放後無法對應檢驗資料。運輸工具內有明顯積水、異味或汙染跡象時，應及時記錄並溝通處理方式。
包裝與感官檢查各有邊界
檢查包裝是否破損、受潮、滲漏，標籤是否清晰。對於結塊、明顯異味或外來雜物等情況，不宜只憑經驗當場解釋為正常現象。建議拍照、記錄發生位置和數量，再由質量人員按約定評估。顏色和氣味能夠提供線索，卻不能單獨證明營養含量或安全合格。
取樣應能代表所驗批次
如果只從最方便拿到的一袋取樣，樣品可能不足以代表整批貨物。取樣位置、數量、工具和樣品儲存方式，應按適用方法及企業質量制度執行，由具備相應能力的人員操作。取樣和分樣過程中也要避免交叉汙染，不能將已接觸地面或其他原料的工具直接用於樣品。
樣品標籤建議記錄產品、批號、取樣時間、取樣人及對應收貨單號；留樣還應有封存和儲存記錄。具體留樣量和期限，應按適用要求與雙方約定確定，不採用缺乏依據的統一數字。
資料檢查與放行銜接
將本批檢驗資料與約定指標逐項對照，確認有無缺失專案或單位差異。尚未完成核驗的貨物，應有明確的待檢狀態。發現異常後，先保留批次邊界和證據，再按流程決定複檢、退換或其他處理，避免先混入生產後再討論責任。
建議保留的記錄
- 訂單與送貨單編號、到貨時間、運輸資訊。
- 包裝數量、批號、標籤及現場照片。
- 檢查結果、異常位置和涉及數量。
- 取樣、留樣和檢驗資料對應關係。
- 放行或異常處理結果及經辦人員。
把這些資訊串聯起來，能夠讓採購、倉庫、質量與供應商圍繞同一批貨溝通。向海利反饋到貨問題時，附上批號和現場記錄，也有助於更快核對。
