採購時收到一小袋樣品，並不意味著已經掌握整批魚粉的情況。樣品來自哪裡、由誰取出、對應什麼批次、如何儲存，都影響它能支援哪些判斷。留樣的價值不在於“留了一袋”，而在於以後還能解釋它與交付貨物之間的關係。
區分交流樣、批次樣與爭議留樣
初次接洽的交流樣，主要用於觀察形態和討論應用；已對應明確貨源的批次樣，可用於約定評估；為後續核驗保留的樣品，則還需考慮雙方認可的封樣與保管方式。這些名稱在本文中用於管理區分，並非強制統一術語。
採購記錄應說明樣品的用途和限制。如果只是前期交流樣，不應直接在記錄上改寫成某個尚未確認的大貨批次。
代表性應在取樣前討論
FAO實驗室質量資料強調代表性取樣的重要性。對採購而言，這意味著不能僅因袋口取樣方便，就預設樣品代表整批物料。取樣與分析質量
具體取樣位置、增量、混合與縮分方式，應按物料狀態、檢測目的及適用方法，由具備相應能力的人員確定。本文不提供可套用所有貨量的固定取樣袋數或樣品重量。
給樣品建立一張身份記錄
建議記錄產品名稱、供應方、批次或對應貨物範圍、取樣日期地點、取樣人、取樣方法和樣品編號。再註明樣品數量、包裝、封籤狀態、擬送實驗室及計劃檢測專案。若涉及多個子批，應分別說明，不要先混合再追問來源。
同一編號應能夠關聯訂單、到貨記錄或可核對的交付資料。照片能幫助確認包裝與封籤，但不能替代取樣記錄。
分發與儲存也需要約定
- 各方及實驗室分別取得哪份樣品。
- 如何密封、運輸以及避免受潮或交叉汙染。
- 留樣儲存條件由哪份產品或方法說明確定。
- 儲存期限、保管責任和啟封條件如何確認。
- 封籤損壞、樣品不足或資料缺失時怎樣反饋。
不要把某次留樣習慣當作永久有效規則。檢測目的改變時，應再次請實驗室確認樣品是否適合，尤其不要預設同一份樣品能夠支援所有分析專案。
出現分歧時先核對身份鏈
先檢查雙方討論的是不是同一樣品、同一批貨和同一檢測專案，再決定是否複檢。海利可就實際產品溝通取樣與資料銜接；需要第三方檢測時，具體取樣和樣品管理安排應提前確認。
