Apabila penghantaran menunjukkan gumpalan, beg luar basah atau kerosakan pembungkusan, elakkan mencampurkan semuanya ke dalam stok sebelum membincangkan masalah itu. Pengecualian tidak secara automatik menjadikan keseluruhan penghantaran tidak boleh digunakan, tetapi ia tidak boleh dianggap tidak berbahaya sebelum pengesahan. Pembelian, gudang dan kakitangan berkualiti terlebih dahulu memerlukan status bahan yang jelas.
Kawal penggunaan dan pengasingan dahulu
Kenal pasti bahan yang terjejas di bawah prosedur tapak, tahan pelepasan atau penggunaan jika perlu, dan pastikan ia boleh dibezakan daripada stok biasa. Jangan keringkan, bancuh atau beg semula secara bebas semata-mata untuk menghilangkan keadaan yang boleh dilihat. Tindakan sedemikian boleh menyukarkan penilaian dan kebolehkesanan kemudian.
Rujuk bau luar biasa, pencemaran yang disyaki atau kebimbangan keselamatan lain dengan segera kepada kakitangan yang berkualiti. Kakitangan yang menerima tidak sepatutnya perlu menghubungi kandungan yang disyaki secara langsung. Kakitangan yang bertanggungjawab harus menetapkan sebarang langkah pelaporan dan pengendalian yang diperlukan untuk kejadian keselamatan yang berpotensi.
Simpan rekod pemerhatian yang lengkap
Gambar keseluruhan penghantaran, palet terjejas, butiran pembungkusan dan pengenalan yang boleh dibaca. Catatkan masa ketibaan, maklumat pengangkutan, kelompok, kuantiti dan cuaca yang berkaitan atau pemerhatian pemunggahan. Bezakan fakta yang diperhatikan daripada sebab yang dicadangkan.
Tanda basah pada beg luar bukanlah kesimpulan yang sama dengan kelembapan berlebihan dalam kandungannya. Kerosakan pembungkusan sahaja tidak menentukan di mana ia berlaku. Memelihara fakta menyokong penyiasatan bersama.
Tentukan skop dan pengesahan yang terjejas
Panduan amalan baik FAO menangani rekod suapan, kebolehkesanan dan pengendalian masalah. Ia menyediakan latar belakang pengurusan, bukan hasil tunggal untuk setiap pengecualian penghantaran. Latar belakang pengurusan industri
Kakitangan berkualiti dan pembekal harus menentukan sama ada kebimbangan itu mempengaruhi beg individu atau bahagian yang lebih luas, sama ada pensampelan berasingan diperlukan, dan ujian atau dokumen yang menjawab soalan sebenar. Mencampurkan beg terjejas dan tidak terjejas ke dalam satu sampel boleh mengaburkan keadaan setempat yang memerlukan penyiasatan.
Sahkan pengaturan praktikal
- Pengenalpastian, lokasi dan tanggungjawab untuk bahan dalam semakan.
- Skop, gambar dan rekod sokongan terjejas.
- Persampelan, ujian, kos dan jangkaan masa tindak balas.
- Status penyimpanan dan penggunaan semasa pengesahan belum selesai.
- Pengesahan penerimaan, pemulangan, penggantian atau hasil lain yang dipersetujui.
Tutup rekod
Catatkan bukti, kelompok yang terjejas, tindakan dan kakitangan pengesahan, dan sambungkan resolusi kepada pesanan dan fail penerimaan. Haili boleh membantu dengan rekod kumpulan sebenar dan komunikasi perniagaan. Keputusan penerimaan dan pengendalian hendaklah mengikut bukti, terma yang dipersetujui dan keperluan yang berkenaan.
