Lorsqu'une livraison présente des amas, des sacs extérieurs mouillés ou des dommages à l'emballage, évitez de tout mélanger dans le stock avant de discuter du problème. Une exception ne rend pas automatiquement l’ensemble de l’envoi inutilisable, mais il ne doit pas être considéré comme inoffensif avant vérification. Le personnel des achats, des entrepôts et de la qualité a d’abord besoin d’un statut matériel clair.
Control use and segregation first
Identifier le matériel concerné selon la procédure du site, suspendre sa libération ou son utilisation si nécessaire et le distinguer du stock normal. Ne le séchez pas, ne le mélangez pas ou ne le reconditionnez pas simplement pour éliminer l'état visible. De telles actions peuvent rendre plus difficile l’évaluation et la traçabilité ultérieures.
Signalez rapidement les odeurs inhabituelles, les contaminations suspectées ou tout autre problème de sécurité au personnel qualité. Le personnel de réception ne devrait pas être obligé de contacter directement les contenus suspects. Le personnel responsable doit établir toutes les étapes de signalement et de traitement nécessaires à un événement de sécurité potentiel.
Conserver un enregistrement d'observation complet
Photographiez la livraison globale, les palettes concernées, les détails de l'emballage et l'identification lisible. Enregistrez l’heure d’arrivée, les informations de transport, le lot, la quantité et les observations météorologiques ou de déchargement pertinentes. Distinguer les faits observés des causes proposées.
Une marque humide sur un sac extérieur n'est pas la même conclusion qu'une humidité excessive dans son contenu. Les dommages causés à l’emballage ne permettent pas à eux seuls d’établir où ils se sont produits. La préservation des faits soutient une enquête conjointe.
Définir la portée et la vérification affectées
Les lignes directrices de la FAO en matière de bonnes pratiques concernent l'enregistrement des aliments pour animaux, la traçabilité et la gestion des problèmes. Il fournit des informations sur la gestion, et non un résultat unique pour chaque exception de livraison. Expérience en gestion industrielle
Le personnel qualité et le fournisseur doivent déterminer si le problème concerne des sacs individuels ou une portion plus large, si un échantillonnage séparé est nécessaire et quels tests ou documents répondent à la question réelle. Le mélange de sacs affectés et non affectés dans un seul échantillon peut masquer une condition locale nécessitant une enquête.
Confirmer les modalités pratiques
- Identification, emplacement et responsabilité du matériel en cours d'examen.
- Portée concernée, photographies et documents justificatifs.
- Échantillonnage, tests, coût et temps de réponse attendu.
- Statut de stockage et d'utilisation pendant que la vérification est en attente.
- Confirmation de l'acceptation, du retour, du remplacement ou de tout autre résultat convenu.
Close the record
Enregistrez les preuves, les lots concernés, les actions et le personnel de confirmation, et reliez la résolution au dossier de commande et de réception. Haili peut vous aider avec les enregistrements de lots réels et la communication commerciale. Les décisions d'acceptation et de traitement doivent suivre les preuves, les conditions convenues et les exigences applicables.
