Wanneer een levering klontjes, natte buitenzakken of verpakkingsschade vertoont, meng dan niet alles in de voorraad voordat u het probleem bespreekt. Een uitzondering maakt niet automatisch de hele zending onbruikbaar, maar mag vóór de verificatie niet als onschadelijk worden beschouwd. Inkoop-, magazijn- en kwaliteitspersoneel hebben eerst een duidelijke materiaalstatus nodig.
Controleer eerst het gebruik en de segregatie
Identificeer het aangetaste materiaal volgens de procedure van de locatie, onthoud de vrijgave of het gebruik waar nodig en zorg ervoor dat het onderscheidbaar is van de normale voorraad. Droog, meng of verpak het niet zelfstandig om de zichtbare toestand te verwijderen. Dergelijke acties kunnen latere beoordeling en traceerbaarheid moeilijker maken.
Verwijs ongebruikelijke geuren, vermoedelijke besmetting of andere veiligheidsproblemen onmiddellijk naar kwaliteitspersoneel. Van het ontvangende personeel mag niet worden verlangd dat zij rechtstreeks contact opnemen met verdachte inhoud. Het verantwoordelijke personeel moet alle rapportage- en afhandelingsstappen vaststellen die nodig zijn voor een potentiële veiligheidsgebeurtenis.
Bewaar een volledig observatieverslag
Fotografeer de totale levering, de betrokken pallets, de verpakkingsdetails en de leesbare identificatie. Registreer aankomsttijd, transportinformatie, batch, hoeveelheid en relevante weer- of loswaarnemingen. Onderscheid waargenomen feiten van voorgestelde oorzaken.
Een natte vlek op een buitenzak is niet dezelfde conclusie als overmatig vocht in de inhoud ervan. Verpakkingsschade alleen stelt niet vast waar deze is ontstaan. Het bewaren van feiten ondersteunt een gezamenlijk onderzoek.
Definieer de getroffen reikwijdte en verificatie
FAO-richtlijnen voor goede praktijken hebben betrekking op diervoederregistratie, traceerbaarheid en het omgaan met problemen. Het biedt managementachtergrond, en niet één uitkomst voor elke leveringsuitzondering. Managementachtergrond in de sector
Kwaliteitspersoneel en de leverancier moeten vaststellen of het probleem individuele zakken betreft of een groter deel, of er afzonderlijke monsters nodig zijn, en welke tests of documenten de eigenlijke vraag beantwoorden. Het mengen van aangetaste en niet-aangetaste zakken tot één monster kan een lokale toestand verdoezelen die onderzoek behoeft.
Bevestig de praktische regelingen
- Identificatie, locatie en verantwoordelijkheid voor materiaal dat wordt beoordeeld.
- Beïnvloed bereik, foto's en ondersteunende documenten.
- Bemonstering, testen, kosten en verwachte responstijd.
- Opslag- en gebruiksstatus terwijl verificatie in behandeling is.
- Bevestiging van acceptatie, retournering, vervanging of een ander overeengekomen resultaat.
Sluit de record
Registreer het bewijsmateriaal, de betrokken batches, het actie- en bevestigingspersoneel en koppel de resolutie aan het order- en ontvangstbestand. Haili kan helpen met feitelijke batchgegevens en zakelijke communicatie. Beslissingen over acceptatie en afhandeling moeten gebaseerd zijn op bewijsmateriaal, overeengekomen voorwaarden en toepasselijke vereisten.
