Jika pengiriman menunjukkan adanya gumpalan, kantong luar basah, atau kerusakan kemasan, hindari mencampurkan semuanya ke dalam stok sebelum mendiskusikan masalahnya. Pengecualian tidak secara otomatis membuat seluruh kiriman tidak dapat digunakan, namun tidak boleh dianggap tidak berbahaya sebelum verifikasi. Staf pembelian, gudang, dan kualitas pertama-tama memerlukan status material yang jelas.
Kontrol penggunaan dan pemisahan terlebih dahulu
Identifikasi material yang terkena dampak berdasarkan prosedur di lokasi, tahan pelepasan atau penggunaan jika diperlukan, dan jaga agar material tersebut dapat dibedakan dari stok normal. Jangan mengeringkan, memblender, atau mengemasnya kembali secara mandiri hanya untuk menghilangkan kondisi yang terlihat. Tindakan seperti ini mungkin akan mempersulit penilaian dan penelusuran di kemudian hari.
Segera rujuk bau yang tidak biasa, dugaan kontaminasi, atau masalah keselamatan lainnya kepada petugas mutu. Staf penerima tidak perlu menghubungi isi yang dicurigai secara langsung. Personel yang bertanggung jawab harus menetapkan langkah-langkah pelaporan dan penanganan apa pun yang diperlukan untuk potensi kejadian keselamatan.
Simpan catatan observasi lengkap
Foto keseluruhan pengiriman, palet yang terkena dampak, detail pengemasan, dan identifikasi yang dapat dibaca. Catat waktu kedatangan, informasi transportasi, batch, kuantitas dan pengamatan cuaca atau pembongkaran yang relevan. Membedakan fakta yang diamati dari penyebab yang diusulkan.
Tanda basah pada kantong luar tidak sama dengan kelembapan berlebih pada isinya. Kerusakan kemasan saja tidak dapat menentukan di mana terjadinya. Pelestarian fakta mendukung penyelidikan bersama.
Tentukan cakupan dan verifikasi yang terkena dampak
Pedoman praktik baik FAO membahas catatan pakan, ketertelusuran, dan penanganan masalah. Ini memberikan latar belakang manajemen, bukan hasil tunggal untuk setiap pengecualian pengiriman. Latar belakang manajemen industri
Staf mutu dan pemasok harus menentukan apakah kekhawatiran tersebut berdampak pada masing-masing kantong atau porsi yang lebih luas, apakah pengambilan sampel terpisah diperlukan, dan pengujian atau dokumen mana yang menjawab pertanyaan sebenarnya. Mencampur tas yang terdampak dan tidak terdampak ke dalam satu sampel dapat mengaburkan kondisi lokal yang perlu diselidiki.
Konfirmasikan pengaturan praktisnya
- Identifikasi, lokasi dan tanggung jawab atas materi yang sedang ditinjau.
- Cakupan, foto, dan catatan pendukung yang terkena dampak.
- Pengambilan sampel, pengujian, biaya, dan waktu respons yang diharapkan.
- Status penyimpanan dan penggunaan saat verifikasi tertunda.
- Konfirmasi penerimaan, pengembalian, penggantian atau hasil lain yang disepakati.
Tutup catatan
Catat bukti, kumpulan yang terpengaruh, tindakan dan personel konfirmasi, dan hubungkan resolusi ke pesanan dan file penerimaan. Haili dapat membantu dengan catatan batch aktual dan komunikasi bisnis. Keputusan penerimaan dan penanganan harus mengikuti bukti, syarat-syarat yang disepakati dan persyaratan yang berlaku.
