เมื่อการจัดส่งพบก้อน ถุงชั้นนอกเปียก หรือบรรจุภัณฑ์เสียหาย ให้หลีกเลี่ยงการผสมทุกอย่างในสต็อกก่อนที่จะปรึกษาปัญหา ข้อยกเว้นไม่ได้ทำให้การจัดส่งทั้งหมดใช้งานไม่ได้โดยอัตโนมัติ แต่ไม่ควรถือว่าไม่มีอันตรายก่อนการตรวจสอบ เจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อ คลังสินค้า และพนักงานคุณภาพจำเป็นต้องมีสถานะวัสดุที่ชัดเจนก่อน
ควบคุมการใช้และการแบ่งแยกก่อน
ระบุวัสดุที่ได้รับผลกระทบภายใต้ขั้นตอนของสถานที่ ระงับการปล่อยหรือใช้เมื่อจำเป็น และเก็บไว้ให้แยกแยะจากสต็อกปกติ อย่าทำให้แห้ง ผสมหรือบรรจุซ้ำโดยอิสระเพียงเพื่อขจัดสภาพที่มองเห็นได้ การกระทำดังกล่าวอาจทำให้การประเมินและตรวจสอบย้อนกลับในภายหลังยากขึ้น
ส่งกลิ่นผิดปกติ สงสัยว่ามีการปนเปื้อน หรือข้อกังวลด้านความปลอดภัยอื่นๆ ไปยังบุคลากรที่มีคุณภาพโดยทันที ไม่ควรกำหนดให้เจ้าหน้าที่รับข้อมูลติดต่อกับเนื้อหาต้องสงสัยโดยตรง บุคลากรที่รับผิดชอบควรจัดทำขั้นตอนการรายงานและการจัดการที่จำเป็นสำหรับเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น
เก็บรักษาบันทึกการสังเกตที่สมบูรณ์
ถ่ายภาพการจัดส่งโดยรวม พาเลทที่ได้รับผลกระทบ รายละเอียดบรรจุภัณฑ์ และการระบุตัวตนที่อ่านได้ บันทึกเวลาที่มาถึง ข้อมูลการขนส่ง ชุด ปริมาณ และสภาพอากาศที่เกี่ยวข้อง หรือการสังเกตการขนถ่าย แยกแยะข้อเท็จจริงที่สังเกตได้จากสาเหตุที่เสนอ
รอยเปียกบนกระเป๋าด้านนอกไม่ใช่ข้อสรุปเดียวกับความชื้นที่มากเกินไปในกระเป๋า ความเสียหายของบรรจุภัณฑ์เพียงอย่างเดียวไม่ได้ระบุตำแหน่งที่เกิด การเก็บรักษาข้อเท็จจริงสนับสนุนการสอบสวนร่วมกัน
กำหนดขอบเขตที่ได้รับผลกระทบและการตรวจสอบ
แนวปฏิบัติที่ดีของ FAO กล่าวถึงบันทึกฟีด การตรวจสอบย้อนกลับ และการจัดการปัญหา โดยให้ข้อมูลพื้นฐานด้านการจัดการ ไม่ใช่ผลลัพธ์เดียวสำหรับข้อยกเว้นการส่งมอบทุกครั้ง ภูมิหลังการจัดการอุตสาหกรรม
เจ้าหน้าที่คุณภาพและซัพพลายเออร์ควรพิจารณาว่าข้อกังวลดังกล่าวส่งผลกระทบต่อถุงแต่ละใบหรือในสัดส่วนที่กว้างกว่าหรือไม่ จำเป็นต้องมีการสุ่มตัวอย่างแยกกันหรือไม่ และการทดสอบหรือเอกสารใดที่ตอบคำถามจริง การผสมถุงที่ได้รับผลกระทบและไม่ได้รับผลกระทบลงในตัวอย่างเดียวอาจบดบังสภาพท้องถิ่นที่ต้องได้รับการตรวจสอบ
ยืนยันการเตรียมการในทางปฏิบัติ
- การระบุ สถานที่ และความรับผิดชอบสำหรับเนื้อหาที่อยู่ระหว่างการพิจารณา
- ขอบเขต ภาพถ่าย และบันทึกสนับสนุนที่ได้รับผลกระทบ
- การสุ่มตัวอย่าง การทดสอบ ต้นทุน และเวลาตอบสนองที่คาดหวัง
- สถานะการจัดเก็บและการใช้งานขณะรอการตรวจสอบ
- การยืนยันการยอมรับ การส่งคืน การเปลี่ยน หรือผลลัพธ์อื่นที่ตกลงกัน
ปิดบันทึก
บันทึกหลักฐาน กลุ่มที่ได้รับผลกระทบ การดำเนินการและการยืนยันบุคลากร และเชื่อมโยงการแก้ปัญหาเข้ากับคำสั่งซื้อและไฟล์การรับ Haili สามารถช่วยเหลือในเรื่องบันทึกแบทช์จริงและการสื่อสารทางธุรกิจได้ การตัดสินใจในการยอมรับและการจัดการควรเป็นไปตามหลักฐาน เงื่อนไขที่ตกลงร่วมกัน และข้อกำหนดที่บังคับใช้
