Khi hàng giao có hiện tượng vón cục, túi bên ngoài bị ướt hoặc bao bì bị hư hỏng, hãy tránh trộn mọi thứ vào kho trước khi thảo luận vấn đề. Một ngoại lệ không tự động làm cho toàn bộ lô hàng không thể sử dụng được nhưng không nên coi nó là vô hại trước khi xác minh. Nhân viên thu mua, kho bãi và chất lượng trước tiên cần có tình trạng nguyên vật liệu rõ ràng.
Kiểm soát việc sử dụng và phân chia trước tiên
Xác định vật liệu bị ảnh hưởng theo quy trình của cơ sở, giữ lại việc phát hành hoặc sử dụng khi cần thiết và giữ cho nó có thể phân biệt được với kho thông thường. Không được sấy khô, trộn hoặc đóng gói lại một cách độc lập chỉ để loại bỏ tình trạng có thể nhìn thấy được. Những hành động như vậy có thể khiến việc đánh giá và truy xuất nguồn gốc sau này trở nên khó khăn hơn.
Thông báo kịp thời các mùi bất thường, nghi ngờ nhiễm bẩn hoặc các vấn đề an toàn khác cho nhân viên phụ trách chất lượng. Nhân viên tiếp nhận không bắt buộc phải liên hệ trực tiếp với nội dung nghi ngờ. Nhân viên có trách nhiệm phải thiết lập mọi bước báo cáo và xử lý cần thiết đối với một sự kiện an toàn tiềm ẩn.
Lưu giữ hồ sơ quan sát đầy đủ
Chụp ảnh toàn bộ quá trình giao hàng, các pallet bị ảnh hưởng, chi tiết đóng gói và thông tin nhận dạng có thể đọc được. Ghi lại thời gian đến, thông tin vận chuyển, lô, số lượng và các quan sát về thời tiết hoặc dỡ hàng có liên quan. Phân biệt các sự kiện quan sát được với các nguyên nhân được đề xuất.
Vết ướt trên túi bên ngoài không phải là kết luận giống như kết luận rằng bên trong túi có độ ẩm quá mức. Chỉ riêng hư hỏng bao bì không xác định được nó xảy ra ở đâu. Bảo tồn sự thật hỗ trợ một cuộc điều tra chung.
Xác định phạm vi bị ảnh hưởng và xác minh
Hướng dẫn thực hành tốt của FAO đề cập đến hồ sơ thức ăn, truy xuất nguồn gốc và xử lý các vấn đề. Nó cung cấp nền tảng quản lý chứ không phải một kết quả duy nhất cho mọi ngoại lệ phân phối. Nền tảng quản lý ngành
Nhân viên chất lượng và nhà cung cấp phải xác định xem mối lo ngại đó ảnh hưởng đến từng túi riêng lẻ hay phần lớn hơn, liệu có cần lấy mẫu riêng hay không và những xét nghiệm hoặc tài liệu nào trả lời câu hỏi thực tế. Việc trộn các túi bị ảnh hưởng và không bị ảnh hưởng vào một mẫu có thể che khuất tình trạng cục bộ cần được điều tra.
Xác nhận sự sắp xếp thực tế
- Nhận dạng, địa điểm và trách nhiệm đối với tài liệu đang được xem xét.
- Phạm vi, hình ảnh và hồ sơ hỗ trợ bị ảnh hưởng.
- Lấy mẫu, thử nghiệm, chi phí và thời gian phản hồi dự kiến.
- Trạng thái lưu trữ và sử dụng trong khi chờ xác minh.
- Xác nhận chấp nhận, trả lại, thay thế hoặc một kết quả khác được thỏa thuận.
Đóng bản ghi
Record the evidence, affected batches, action and confirming personnel, and connect the resolution to the order and receiving file. Haili can assist with actual batch records and business communication. Acceptance and handling decisions should follow evidence, agreed terms and applicable requirements.
