एक ही मूल्य इकाई में व्यक्त दो फिशमील कोटेशन अभी भी अलग-अलग प्रस्तावों का वर्णन कर सकते हैं। इनमें परिवहन और वितरण सहायता शामिल हो सकती है; दूसरा केवल गोदाम संग्रह को कवर कर सकता है। उत्पाद ग्रेड, उपलब्ध लॉट, भुगतान शर्तें और वैधता भी भिन्न हो सकती है। संख्याओं की रैंकिंग करने से पहले शर्तों को संरेखित करें।
एक सामान्य क्रय विवरण स्थापित करें
आवश्यक सामग्री, अनुप्रयोग, सहमत विनिर्देश, मात्रा, गंतव्य और वितरण समय के साथ तुलना शुरू करें। एक सामान्य संक्षिप्त विवरण के बिना, एक साफ-सुथरी स्प्रेडशीट भौतिक रूप से भिन्न प्रस्तावों को छिपा सकती है।
विश्लेषणात्मक इकाइयों और रिपोर्टिंग आधार को भी रिकॉर्ड करें। एफएओ प्राप्त और शुष्क पदार्थ संरचना डेटा को अलग करता है। यह अंतर जानकारी को संरेखित करने के लिए एक अनुस्मारक है, न कि एक परिवर्तित पैरामीटर के माध्यम से कुल मूल्य का आकलन करने की एक विधि। रिपोर्टिंग आधार
प्रत्येक व्यावसायिक स्थिति को उसका अपना क्षेत्र दें
एक व्यावहारिक आंतरिक शीट में उत्पाद और विनिर्देश संस्करण, लॉट पुष्टि, मूल्य इकाई, मात्रा, बताए गए कर, परिवहन और अनलोडिंग का दायरा, भुगतान की शर्तें, लीड समय, वैधता, संबंधित दस्तावेज़ और अनसुलझे प्रश्न शामिल हो सकते हैं। अनिर्दिष्ट वस्तुओं को लंबित के रूप में चिह्नित करें, बजाय यह मानने के कि उनकी लागत कुछ भी नहीं है।
लगातार मात्रा इकाइयों को परिवर्तित करें। समान क्रय योजना के अनुसार प्रति वाहन, टन या शिपमेंट के लिए उद्धृत परिवहन की पुनर्गणना करें। जहां मुद्राएं भिन्न होती हैं या प्रत्यक्ष आयात शामिल होता है, जिम्मेदार कर्मियों को स्थायी डिफ़ॉल्ट आंकड़ों का उपयोग करने के बजाय रूपांतरण मान्यताओं और लागत सीमाओं की पुष्टि करनी चाहिए।
मतभेदों को प्रश्नों में बदलें
समान कीमत वाले ऑफर अलग-अलग डिलीवरी लचीलापन प्रदान कर सकते हैं। सस्ते ऑफ़र के लिए अधिक प्रतीक्षा या अतिरिक्त दस्तावेज़ीकरण जाँच की आवश्यकता हो सकती है। दिखाएँ कि क्या अंतर है, किसे इसकी पुष्टि करनी चाहिए और कब उत्तर की आवश्यकता है। केवल-मूल्य रैंकिंग इन मुद्दों को छुपाती है।
यदि उत्पादन देरी को बर्दाश्त नहीं कर सकता है, तो वितरण निश्चितता पर स्पष्ट रूप से चर्चा करें। सीमित भंडारण स्थान भी विभाजित डिलीवरी को महत्वपूर्ण बना सकता है। इसे ऑफ़र का हिस्सा मानने से पहले पुष्टि करें कि क्या वह व्यवस्था संभव है।
आदेश जारी करने से पहले जांच लें
- उत्पाद का नाम, विशिष्टता और मात्रा इकाइयों का वास्तविक प्रस्ताव से मिलान करें।
- राज्य ने स्पष्ट रूप से आरोपों को शामिल और बाहर रखा है।
- लॉट, डिलीवरी स्थान और समय की पुनः पुष्टि करें।
- भुगतान और दस्तावेज़ों के लिए संपर्क निर्दिष्ट करें।
- नमूनाकरण, स्वीकृति और अपवाद रिपोर्टिंग व्यवस्था को कनेक्ट करें।
सहमत संस्करण रखें
जब भी किसी प्रस्ताव को संशोधित किया जाता है तो तारीख और परिवर्तित फ़ील्ड रिकॉर्ड करें, और दोनों पक्षों द्वारा पुष्टि किए गए संस्करण के अनुसार आदेश दें। यह तुलना ढांचा संपादकीय क्रय मार्गदर्शन है, बाजार मूल्य पूर्वानुमान नहीं। हेली वास्तविक आवश्यकता के लिए उत्पाद और वितरण विकल्पों पर चर्चा कर सकती है; कीमतें विशिष्ट लेनदेन की पुष्टि के अधीन रहती हैं।
