Dua kutipan tepung ikan yang dinyatakan dalam satuan harga yang sama mungkin masih menggambarkan penawaran yang berbeda. Salah satunya mungkin mencakup dukungan transportasi dan pengiriman; yang lain mungkin hanya mencakup pengumpulan gudang. Kelas produk, lot yang tersedia, syarat pembayaran dan validitas juga dapat berbeda. Sejajarkan kondisi sebelum memberi peringkat angka.
Tetapkan ringkasan pembelian umum
Mulailah perbandingan dengan bahan yang dibutuhkan, aplikasi, spesifikasi yang disepakati, kuantitas, tujuan dan waktu pengiriman. Tanpa ringkasan yang umum, spreadsheet yang rapi dapat menyamarkan proposal yang berbeda secara material.
Catat juga unit analitis dan dasar pelaporannya. FAO membedakan data komposisi bahan kering dan bahan kering. Perbedaan tersebut merupakan pengingat untuk menyelaraskan informasi, bukan metode untuk menilai nilai total melalui satu parameter yang dikonversi. Dasar pelaporan
Berikan setiap kondisi komersial bidangnya masing-masing
Lembar internal praktis dapat mencakup versi produk dan spesifikasi, konfirmasi lot, satuan harga, kuantitas, pajak yang dinyatakan, cakupan pengangkutan dan pembongkaran, syarat pembayaran, waktu tunggu, validitas, dokumen pelengkap, dan pertanyaan yang belum terselesaikan. Tandai item yang tidak ditentukan sebagai tertunda, daripada berasumsi bahwa item tersebut tidak memerlukan biaya apa pun.
Konversi satuan besaran secara konsisten. Hitung ulang kuota transportasi per kendaraan, ton, atau pengiriman dengan rencana pembelian yang sama. Jika mata uang berbeda atau ada impor langsung, personel yang bertanggung jawab harus mengkonfirmasi asumsi konversi dan batasan biaya daripada menggunakan angka default permanen.
Ubah perbedaan menjadi pertanyaan
Penawaran dengan harga serupa mungkin memberikan fleksibilitas pengiriman yang berbeda. Penawaran yang lebih murah mungkin memerlukan waktu tunggu lebih lama atau pemeriksaan dokumentasi tambahan. Tunjukkan perbedaannya, siapa yang harus memastikannya dan kapan jawaban diperlukan. Peringkat hanya berdasarkan harga menyembunyikan masalah ini.
Jika produksi tidak dapat mentolerir penundaan, diskusikan kepastian pengiriman secara eksplisit. Ruang penyimpanan yang terbatas juga membuat pengiriman terpisah menjadi penting. Konfirmasikan apakah pengaturan tersebut layak dilakukan sebelum memperlakukannya sebagai bagian dari penawaran.
Periksa sebelum mengeluarkan perintah
- Cocokkan nama produk, spesifikasi, dan unit kuantitas dengan penawaran sebenarnya.
- Sebutkan biaya yang termasuk dan tidak termasuk dengan jelas.
- Konfirmasikan kembali lot, lokasi dan waktu pengiriman.
- Tetapkan kontak untuk pembayaran dan dokumen.
- Hubungkan pengaturan pengambilan sampel, penerimaan, dan pelaporan pengecualian.
Pertahankan versi yang disepakati
Catat tanggal dan bidang yang diubah setiap kali penawaran direvisi, dan urutkan berdasarkan versi yang dikonfirmasi oleh kedua belah pihak. Kerangka perbandingan ini merupakan panduan pembelian editorial, bukan perkiraan harga pasar. Haili dapat mendiskusikan pilihan produk dan pengiriman untuk kebutuhan sebenarnya; harga tetap bergantung pada konfirmasi untuk transaksi tertentu.
