Pasokan yang berkelanjutan bergantung pada lebih dari sekadar kontak yang sering. Kedua belah pihak perlu mengetahui apa yang sudah dikonfirmasi, apa yang masih terbuka dan siapa yang memiliki langkah selanjutnya. Penyelidikan yang jelas harus berhubungan dengan spesifikasi, identitas lot, penyampaian dan umpan balik, bukannya menyebarkan keputusan ke pesan-pesan yang tidak berhubungan.
Mulailah dengan informasi yang memungkinkan terjadinya respons
Berikan kategori bahan, aplikasi, parameter yang diperlukan, kuantitas, tujuan dan waktu. Tandai item yang tidak pasti dengan jujur daripada menciptakan nilai untuk melengkapi formulir.
Pemasok harus membedakan informasi pasokan yang dikonfirmasi, opsi yang diusulkan, dan kondisi yang menunggu verifikasi. Perkenalan umum tanpa batch yang teridentifikasi tidak boleh disalahartikan sebagai komitmen pengiriman.
Pertahankan versi spesifikasi yang disepakati
Konfirmasikan catatan produk dan transaksi yang mencakup penunjukan, versi spesifikasi, dokumen, pengemasan, pengiriman dan penerimaan. Tandai perubahan penting secara eksplisit. Mengedit satu gambar di file lama tidaklah cukup jika staf penerima atau produksi tidak diberi tahu.
Identifikasi pemberi persetujuan dan waktu yang diharapkan ketika persetujuan internal diperlukan. Pengakuan bahwa pesan telah diterima tidak secara otomatis ditafsirkan sebagai persetujuan formal.
Tetapkan tonggak praktis batch dan pengiriman
Panduan praktik baik FAO membahas tentang catatan dan ketertelusuran. Untuk koordinasi bisnis, mulailah dengan menghubungkan pesanan, pengidentifikasi batch dan dokumen penerimaan; sistem yang kompleks tidak selalu diperlukan untuk membuat hubungan itu. Catatan dan latar belakang ketertelusuran
Menentukan konfirmasi stok, pemberitahuan pengiriman, pengiriman dokumen, penerimaan cek, dan umpan balik pengecualian. Setiap pencapaian memerlukan kontak yang bertanggung jawab, waktu, dan catatan yang dapat digunakan. Banyak bentuk yang tidak membantu jika tidak ada yang tahu versi mana yang otoritatif.
Berikan pengecualian satu jalur komunikasi yang jelas
- Identifikasi pesanan, produk, lot, dan cakupan yang terpengaruh.
- Bagikan pengamatan, foto, dan laporan yang dapat diverifikasi.
- Setujui status material dan pengaturan sementara saat meninjau.
- Konfirmasikan waktu respons berikutnya dan kontak koordinasi.
- Pertahankan resolusi dan tindakan perbaikan.
Jangan biarkan peninjauan menjadi status yang tidak terbatas, atau menyajikan penyebab yang belum terverifikasi sebagai kesimpulan yang pasti. Jika catatan bersifat rahasia, setujui ruang lingkup verifikasi dan metode pengungkapan.
Tinjau aspek konkrit dari hubungan tersebut
Diskusikan kejelasan dokumen, kemajuan terhadap pengaturan pengiriman yang disepakati, waktu umpan balik dan perubahan persyaratan. Haili dapat mendiskusikan bahan-bahan aktual, catatan kualitas, dan opsi pengiriman. Proses yang jelas memberikan setiap transaksi bukti, kepemilikan dan sejarah yang dapat dipahami oleh kedua belah pihak.
