Nguồn cung cấp liên tục phụ thuộc nhiều hơn vào sự tiếp xúc thường xuyên. Cả hai bên cần biết điều gì đã được xác nhận, điều gì còn bỏ ngỏ và ai là người thực hiện bước tiếp theo. Một cuộc điều tra rõ ràng nên kết nối với thông số kỹ thuật, nhận dạng lô hàng, giao hàng và phản hồi thay vì phân tán các quyết định qua các thông điệp không liên quan.
Bắt đầu với thông tin cho phép phản hồi
Cung cấp danh mục thành phần, ứng dụng, thông số cần thiết, số lượng, điểm đến và thời gian. Đánh dấu các mục không chắc chắn một cách trung thực thay vì bịa ra các giá trị để hoàn thành biểu mẫu.
Nhà cung cấp nên phân biệt thông tin cung cấp đã được xác nhận, các phương án được đề xuất và các điều kiện đang chờ xác minh. Phần giới thiệu chung không xác định lô hàng sẽ không bị nhầm lẫn với cam kết giao hàng.
Giữ phiên bản thông số kỹ thuật đã được thống nhất
Xác nhận hồ sơ sản phẩm và giao dịch bao gồm chỉ định, phiên bản thông số kỹ thuật, tài liệu, bao bì, giao hàng và chấp nhận. Gắn cờ những thay đổi quan trọng một cách rõ ràng. Chỉnh sửa một hình trong một tập tin cũ là không đủ nếu nhân viên tiếp nhận hoặc sản xuất không được thông báo.
Xác định người phê duyệt và thời gian dự kiến cần có phê duyệt nội bộ. Việc xác nhận rằng một tin nhắn đã được nhận sẽ không tự động được hiểu là sự chấp thuận chính thức.
Đặt ra các mốc thời gian giao hàng và lô hàng thực tế
Hướng dẫn thực hành tốt của FAO thảo luận về hồ sơ và truy xuất nguồn gốc. Để phối hợp kinh doanh, hãy bắt đầu bằng cách kết nối đơn hàng, số nhận dạng lô và nhận tài liệu; một hệ thống phức tạp không phải lúc nào cũng cần thiết để tạo ra liên kết đó. Hồ sơ và lý lịch truy xuất nguồn gốc
Xác định xác nhận hàng tồn kho, thông báo lô hàng, gửi tài liệu, nhận séc và phản hồi ngoại lệ. Mỗi cột mốc cần có người liên hệ có trách nhiệm, thời gian và bản ghi có thể sử dụng được. Nhiều biểu mẫu sẽ không hữu ích nếu không ai biết phiên bản nào là chính hãng.
Đưa ra ngoại lệ một lộ trình liên lạc rõ ràng
- Xác định đơn hàng, sản phẩm, lô hàng và phạm vi bị ảnh hưởng.
- Chia sẻ những quan sát, hình ảnh và báo cáo có thể kiểm chứng.
- Thống nhất tình trạng vật chất và sắp xếp tạm thời trong khi xem xét.
- Xác nhận thời gian phản hồi tiếp theo và liên hệ điều phối.
- Giữ nguyên các giải pháp và hành động cải tiến.
Đừng để việc đang xem xét trở thành tình trạng không xác định hoặc đưa ra một nguyên nhân chưa được xác minh như một kết luận đã được xác lập. Trong trường hợp hồ sơ được bảo mật, hãy thống nhất phạm vi xác minh và phương pháp tiết lộ.
Xem xét lại các khía cạnh cụ thể của mối quan hệ
Thảo luận về tính rõ ràng của tài liệu, tiến độ so với các thỏa thuận giao hàng đã thỏa thuận, thời gian phản hồi và những thay đổi trong yêu cầu. Haili có thể thảo luận về thành phần thực tế, hồ sơ chất lượng và các lựa chọn giao hàng. Một quy trình rõ ràng cung cấp cho mỗi bằng chứng giao dịch, quyền sở hữu và lịch sử mà cả hai bên đều có thể hiểu được.
