Devam eden tedarik, sık temastan daha fazlasına bağlıdır. Her iki tarafın da neyin onaylandığını, neyin açık kaldığını ve bir sonraki adımın kime ait olduğunu bilmesi gerekiyor. Net bir sorgulama, kararları ilgisiz mesajlara dağıtmak yerine spesifikasyona, parti kimliğine, teslimata ve geri bildirime bağlanmalıdır.
Bir yanıtı mümkün kılan bilgilerle başlayın
İçerik kategorisi, uygulama, gerekli parametreler, miktar, varış yeri ve zamanlamayı sağlayın. Bir formu doldurmak için değerler icat etmek yerine belirsiz öğeleri dürüstçe işaretleyin.
Tedarikçi, onaylanmış tedarik bilgilerini, önerilen seçenekleri ve doğrulamayı bekleyen koşulları birbirinden ayırmalıdır. Belirli bir partinin bulunmadığı genel bir tanıtım, teslimat taahhüdüyle karıştırılmamalıdır.
Üzerinde anlaşmaya varılan bir spesifikasyon versiyonunu saklayın
Tanımı, spesifikasyon versiyonunu, belgeleri, paketlemeyi, teslimatı ve kabulü kapsayan bir ürün ve işlem kaydını onaylayın. Önemli değişiklikleri açıkça işaretleyin. Alıcı veya üretim personeli bilgilendirilmediği takdirde eski bir dosyadaki bir rakamın düzenlenmesi yeterli değildir.
Dahili onayın gerekli olduğu durumlarda onaylayanı ve beklenen zamanlamayı belirleyin. Bir mesajın alındığına dair onay otomatik olarak resmi onay olarak yorumlanmamalıdır.
Pratik parti ve teslimat aşamalarını belirleyin
FAO iyi uygulama rehberinde kayıtlar ve izlenebilirlik ele alınmaktadır. İş koordinasyonu için siparişi, parti tanımlayıcılarını ve teslim alma belgelerini bağlayarak başlayın; Bu bağlantıyı kurmak için her zaman karmaşık bir sistem gerekli değildir.
FAO iyi uygulama rehberinde kayıtlar ve izlenebilirlik ele alınmaktadır. İş koordinasyonu için siparişi, parti tanımlayıcılarını ve teslim alma belgelerini bağlayarak başlayın; Bu bağlantıyı kurmak için her zaman karmaşık bir sistem gerekli değildir. Kayıtlar ve izlenebilirlik geçmişi
Stok onayı, sevkıyat bildirimi, belge teslimi, çek alımı ve istisna geri bildirimini tanımlayın. Her dönüm noktasının sorumlu bir iletişim kişisine, zamanlamaya ve kullanılabilir bir kayda ihtiyacı vardır. Hangi sürümün yetkili olduğunu kimse bilmiyorsa çoğu form işe yaramaz.
İstisnalara net bir iletişim yolu verin
- Siparişi, ürünü, partiyi ve etkilenen kapsamı tanımlayın.
- Doğrulanabilir gözlemleri, fotoğrafları ve raporları paylaşın.
- İncelerken maddi durum ve geçici düzenlemeler üzerinde anlaşın.
- Bir sonraki yanıt süresini ve koordinasyon temasını onaylayın.
- Çözüm ve iyileştirme eylemlerini sürdürün.
İncelemenin belirsiz bir durum haline gelmesine izin vermeyin veya doğrulanmamış bir nedeni kesinleşmiş bir sonuç olarak sunmayın. Kayıtların gizli olduğu durumlarda, doğrulama kapsamını ve açıklama yöntemini kabul edin.
İlişkinin somut yönlerini gözden geçirin
Belgenin netliğini, mutabakata varılan teslimat düzenlemelerine ilişkin ilerlemeyi, geri bildirim zamanlamasını ve gereksinimlerdeki değişiklikleri tartışın. Haili gerçek malzemeleri, kalite kayıtlarını ve teslimat seçeneklerini tartışabilir. Açık bir süreç, her bir işleme kanıt, mülkiyet ve her iki tarafın da anlayabileceği bir geçmiş sunar.
