चालू आपूर्ति लगातार संपर्क से अधिक पर निर्भर करती है। दोनों पक्षों को यह जानने की जरूरत है कि क्या पुष्टि हुई है, क्या खुला है और अगले चरण का मालिक कौन है। एक स्पष्ट पूछताछ को असंबद्ध संदेशों में निर्णयों को बिखेरने के बजाय विनिर्देश, लॉट पहचान, वितरण और फीडबैक से जुड़ा होना चाहिए।
उस जानकारी से शुरुआत करें जो प्रतिक्रिया को सक्षम बनाती है
घटक श्रेणी, अनुप्रयोग, आवश्यक पैरामीटर, मात्रा, गंतव्य और समय प्रदान करें। किसी फॉर्म को पूरा करने के लिए मूल्यों का आविष्कार करने के बजाय अनिश्चित वस्तुओं को ईमानदारी से चिह्नित करें।
आपूर्तिकर्ता को पुष्टि की गई आपूर्ति जानकारी, प्रस्तावित विकल्पों और सत्यापन की प्रतीक्षा कर रही शर्तों में अंतर करना चाहिए। पहचाने गए बैच के बिना एक सामान्य परिचय को डिलीवरी प्रतिबद्धता के रूप में समझने की भूल नहीं की जानी चाहिए।
एक सहमत विनिर्देश संस्करण रखें
पदनाम, विनिर्देश संस्करण, दस्तावेज़, पैकेजिंग, वितरण और स्वीकृति को कवर करने वाले उत्पाद और लेनदेन रिकॉर्ड की पुष्टि करें। महत्वपूर्ण परिवर्तनों को स्पष्ट रूप से चिह्नित करें. यदि प्राप्त करने वाले या उत्पादन करने वाले कर्मचारियों को सूचित नहीं किया गया है तो पुरानी फ़ाइल में एक आंकड़े को संपादित करना पर्याप्त नहीं है।
जहां आंतरिक अनुमोदन की आवश्यकता है, वहां अनुमोदनकर्ता और अपेक्षित समय की पहचान करें। संदेश प्राप्त होने की स्वीकृति को स्वचालित रूप से औपचारिक अनुमोदन के रूप में नहीं समझा जाना चाहिए।
व्यावहारिक बैच और डिलीवरी मील के पत्थर निर्धारित करें
एफएओ का अच्छा अभ्यास मार्गदर्शन रिकॉर्ड और पता लगाने की क्षमता पर चर्चा करता है। व्यावसायिक समन्वय के लिए, ऑर्डर, बैच पहचानकर्ताओं और दस्तावेज़ प्राप्त करने को कनेक्ट करके प्रारंभ करें; उस लिंक को बनाने के लिए एक जटिल प्रणाली हमेशा आवश्यक नहीं होती है। रिकॉर्ड और ट्रैसेबिलिटी पृष्ठभूमि
स्टॉक पुष्टिकरण, शिपमेंट अधिसूचना, दस्तावेज़ वितरण, चेक प्राप्त करना और अपवाद प्रतिक्रिया को परिभाषित करें। प्रत्येक मील के पत्थर को एक जिम्मेदार संपर्क, समय और उपयोगी रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है। यदि कोई नहीं जानता कि कौन सा संस्करण आधिकारिक है तो कई फॉर्म अनुपयोगी हैं।
एक स्पष्ट संचार मार्ग के अपवाद दीजिए
- ऑर्डर, उत्पाद, लॉट और प्रभावित दायरे की पहचान करें।
- सत्यापन योग्य अवलोकन, तस्वीरें और रिपोर्ट साझा करें।
- समीक्षा करते समय भौतिक स्थिति और अस्थायी व्यवस्था पर सहमति व्यक्त करें।
- अगले प्रतिक्रिया समय और समन्वयित संपर्क की पुष्टि करें।
- संकल्प और सुधार कार्यवाहियां जारी रखें।
समीक्षा को अनिश्चित स्थिति न बनने दें, या किसी असत्यापित कारण को स्थापित निष्कर्ष के रूप में प्रस्तुत न करें। जहां रिकॉर्ड गोपनीय हैं, सत्यापन के दायरे और प्रकटीकरण की विधि पर सहमति दें।
रिश्ते के ठोस पहलुओं की समीक्षा करें
दस्तावेज़ की स्पष्टता, सहमत वितरण व्यवस्था के विरुद्ध प्रगति, फीडबैक समय और आवश्यकताओं में बदलाव पर चर्चा करें। हेली वास्तविक सामग्री, गुणवत्ता रिकॉर्ड और वितरण विकल्पों पर चर्चा कर सकती है। एक स्पष्ट प्रक्रिया प्रत्येक लेनदेन को साक्ष्य, स्वामित्व और एक इतिहास देती है जिसे दोनों पक्ष समझ सकते हैं।
