Η συνεχής παροχή εξαρτάται από περισσότερες από συχνές επαφές. Και τα δύο μέρη πρέπει να γνωρίζουν τι επιβεβαιώνεται, τι παραμένει ανοιχτό και σε ποιον ανήκει το επόμενο βήμα. Μια σαφής έρευνα θα πρέπει να συνδέεται με τις προδιαγραφές, την ταυτότητα της παρτίδας, την παράδοση και την ανατροφοδότηση αντί να διασκορπίζει αποφάσεις σε άσχετα μηνύματα.
Ξεκινήστε με πληροφορίες που επιτρέπουν μια απάντηση
Δώστε την κατηγορία συστατικών, την εφαρμογή, τις απαιτούμενες παραμέτρους, την ποσότητα, τον προορισμό και το χρονοδιάγραμμα. Σημειώστε με ειλικρίνεια αβέβαια στοιχεία αντί να επινοήσετε τιμές για να συμπληρώσετε μια φόρμα.
Ο προμηθευτής θα πρέπει να διακρίνει τις επιβεβαιωμένες πληροφορίες προμήθειας, τις προτεινόμενες επιλογές και τις συνθήκες εν αναμονή της επαλήθευσης. Μια γενική εισαγωγή χωρίς προσδιορισμένη παρτίδα δεν πρέπει να εκλαμβάνεται ως δέσμευση παράδοσης.
Διατηρήστε μια συμφωνημένη έκδοση προδιαγραφών
Επιβεβαιώστε ένα αρχείο προϊόντος και συναλλαγής που καλύπτει την ονομασία, την έκδοση προδιαγραφών, τα έγγραφα, τη συσκευασία, την παράδοση και την αποδοχή. Επισημάνετε ρητά σημαντικές αλλαγές. Η επεξεργασία μιας φιγούρας σε ένα παλιό αρχείο δεν αρκεί εάν το προσωπικό παραλαβής ή παραγωγής δεν είναι ενημερωμένο.
Προσδιορίστε τον υπεύθυνο έγκρισης και τον αναμενόμενο χρόνο όπου απαιτείται εσωτερική έγκριση. Η επιβεβαίωση ότι ελήφθη ένα μήνυμα δεν θα πρέπει να ερμηνεύεται αυτόματα ως επίσημη έγκριση.
Ορίστε πρακτικά ορόσημα παρτίδας και παράδοσης
Η καθοδήγηση ορθής πρακτικής του FAO συζητά τα αρχεία και την ιχνηλασιμότητα. Για επιχειρηματικό συντονισμό, ξεκινήστε συνδέοντας την παραγγελία, τα αναγνωριστικά παρτίδας και τη λήψη εγγράφων. ένα πολύπλοκο σύστημα δεν είναι πάντα απαραίτητο για να γίνει αυτή η σύνδεση. Ιστορικό εγγραφών και ιχνηλασιμότητας
Ορίστε επιβεβαίωση αποθέματος, ειδοποίηση αποστολής, παράδοση εγγράφων, λήψη επιταγών και ανατροφοδότηση εξαίρεσης. Κάθε ορόσημο χρειάζεται μια υπεύθυνη επαφή, χρονοδιάγραμμα και χρησιμοποιήσιμο αρχείο. Πολλές φόρμες δεν είναι χρήσιμες εάν κανείς δεν γνωρίζει ποια έκδοση είναι έγκυρη.
Δώστε στις εξαιρέσεις μια σαφή διαδρομή επικοινωνίας
- Προσδιορίστε την παραγγελία, το προϊόν, την παρτίδα και το επηρεαζόμενο εύρος.
- Μοιραστείτε επαληθεύσιμες παρατηρήσεις, φωτογραφίες και αναφορές.
- Συμφωνήστε την υλική κατάσταση και τις προσωρινές ρυθμίσεις κατά την επανεξέταση.
- Επιβεβαιώστε τον επόμενο χρόνο απόκρισης και συντονιστική επαφή.
- Διατηρήστε τις ενέργειες επίλυσης και βελτίωσης.
Μην αφήνετε την υπό αναθεώρηση να μετατραπεί σε αόριστο καθεστώς ή να παρουσιάσετε μια μη επαληθευμένη αιτία ως τεκμηριωμένο συμπέρασμα. Όπου τα αρχεία είναι εμπιστευτικά, συμφωνήστε για το εύρος της επαλήθευσης και τη μέθοδο αποκάλυψης.
Εξετάστε συγκεκριμένες πτυχές της σχέσης
Συζητήστε τη σαφήνεια του εγγράφου, την πρόοδο σε σχέση με τις συμφωνημένες ρυθμίσεις παράδοσης, τον χρόνο ανατροφοδότησης και τις αλλαγές στις απαιτήσεις. Το Haili μπορεί να συζητήσει τα πραγματικά συστατικά, τα αρχεία ποιότητας και τις επιλογές παράδοσης. Μια σαφής διαδικασία παρέχει σε κάθε συναλλαγή αποδεικτικά στοιχεία, ιδιοκτησία και ένα ιστορικό που μπορούν να κατανοήσουν και τα δύο μέρη.
