Deux cotations de farine de poisson exprimées dans la même unité de prix peuvent néanmoins décrire des offres différentes. L’un peut inclure une assistance au transport et à la livraison ; un autre peut couvrir uniquement la collecte en entrepôt. La qualité du produit, le lot disponible, les conditions de paiement et la validité peuvent également différer. Alignez les conditions avant de classer les nombres.
Etablir un brief achat commun
Commencez la comparaison avec l'ingrédient requis, l'application, les spécifications convenues, la quantité, la destination et le délai de livraison. Sans un brief commun, une feuille de calcul soignée peut dissimuler des propositions sensiblement différentes.
Enregistrez également les unités analytiques et la base de reporting. La FAO fait la distinction entre les données reçues et les données sur la composition en matière sèche. Cette distinction est un rappel pour aligner les informations, et non une méthode permettant de juger de la valeur totale à travers un paramètre converti. Base de déclaration
Donner à chaque condition commerciale son propre champ
Une fiche interne pratique peut inclure la version du produit et des spécifications, la confirmation du lot, l'unité de prix, la quantité, les taxes indiquées, le périmètre de transport et de déchargement, les conditions de paiement, le délai de livraison, la validité, les documents d'accompagnement et les questions non résolues. Marquez les éléments non spécifiés comme en attente, plutôt que de supposer qu'ils ne coûtent rien.
Convertissez les unités de quantité de manière cohérente. Recalculez le transport indiqué par véhicule, tonne ou expédition par rapport au même plan d'achat. Lorsque les devises diffèrent ou qu'une importation directe est impliquée, le personnel responsable doit confirmer les hypothèses de conversion et les limites de coûts au lieu d'utiliser des chiffres par défaut permanents.
Transformez les différences en questions
Des offres à prix similaires peuvent offrir une flexibilité de livraison différente. Une offre moins chère peut nécessiter une attente plus longue ou des vérifications de documents supplémentaires. Montrez ce qui diffère, qui doit le confirmer et quand une réponse est nécessaire. Le classement basé uniquement sur le prix masque ces problèmes.
Si la production ne peut pas tolérer un retard, discutez explicitement de la certitude de livraison. Un espace de stockage limité peut également rendre les livraisons fractionnées importantes. Confirmez si cet arrangement est réalisable avant de le considérer comme faisant partie de l’offre.
Vérifier avant d'émettre la commande
- Faites correspondre le nom du produit, les spécifications et les unités de quantité à l'offre réelle.
- Indiquer clairement les frais inclus et exclus.
- Reconfirmez le lot, le lieu de livraison et le moment.
- Attribuez des contacts pour le paiement et les documents.
- Relier les dispositions relatives à l'échantillonnage, à l'acceptation et aux rapports d'exception.
Conserver la version convenue
Enregistrez la date et les champs modifiés chaque fois qu'une offre est révisée, et commandez par rapport à la version confirmée par les deux parties. Ce cadre de comparaison constitue un guide d'achat éditorial et non une prévision des prix du marché. Haili peut discuter des options de produits et de livraison pour les besoins réels ; les prix restent sujets à confirmation pour la transaction spécifique.
